Política de privacidad
TABLA DE CONTENIDO
- OBJETO
- ALCANCE
- DEFINICIONES
- PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- DERECHOS DE LOS TITULARES
- DEBERES DE ULTRACEM CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
- DEBERES DE ULTRACEM CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
- QUIENES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACION DEL TITULAR
- PROCEDIMIENTO Y CANALES PARA LA ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS
- Procedimiento para consultas
- Procedimiento para reclamos
- Proceso Responsable de Atención
- POLITICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
- Tratamiento De Los Datos De Los Clientes
- Tratamiento de Datos Personales con la Gestión del Recurso Humano
- Tratamiento de Datos Personales de Proveedores
- Tratamiento de Datos Personales en ejecución de Contratos de Servicios
- Tratamiento de Datos Personales de Accionistas
- Tratamiento de Datos de Niños y Adolescentes
- Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general
- Captura Y Uso De Imágenes
- Recepción De Información En El Portal Web.
- Tratamiento de datos personales para el uso de la aplicación UltracemGo
- AVISO DE PRIVACIDAD
- SEGURIDAD DE LA INFORMACION
- SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA
- VIGENCIA DE LA POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. OBJETO
Las Política de privacidad se da en cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el capítulo III del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que regulan los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de tratamiento de datos de carácter personal que realiza ULTRACEM S.A.S. a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data en el marco de lo establecido en la mencionada Ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política y las demás normas que las modifiquen, aclaren, reglamenten o adicionen.
2. ALCANCE
ULTRACEM S.A.S., como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para el Tratamiento de Datos Personales para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social.
Este manual es aplicable a todo el personal de ULTRACEM S.A.S. y las demás empresas vinculadas sobre las cuales ULTRACEM S.A.S. posee control un control directo o indirecto. El Tratamiento de los datos de carácter personal que estén contenidos en bases de datos de ULTRACEM S.A.S. las demás empresas vinculadas sobre las cuales ULTRACEM S.A.S. posee control un control directo o indirecto y que no se encuentren excluidos de modo y expreso por la Ley. Se excluyen de la aplicación de la Ley:
a) Bases de datos mantenidas en ámbitos exclusivamente personales o domésticos (siempre que no vayan a ser suministradas a terceros, caso en el cual, se deberá informar y solicitar autorización del Titular).
b) Bases de datos y archivos relacionados con seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección y monitoreo de lavado de activos o actividades de financiación del terrorismo.
c) Bases de datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
d) Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
e) Bases de datos y archivos regulados por el régimen de hábeas data financiero y crediticio.
f) Bases de datos relacionadas con censos de población y vivienda.
3. DEFINICIONES
Para efectos de este manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes se definen los siguientes conceptos:
a) Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables1
e) Dato público: dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.
f) Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
1 Esta definición, aunque es amplia, concuerda en términos generales con la línea jurisprudencial que la Corte ha desarrollado en la materia, así como con la definición adoptada en la Ley 1266 sobre el dato personal financiero. Se debe tener en cuenta que las características del dato personal son: a) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, b) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; c) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su Tratamiento está sometido a reglas especiales en lo relativo a su captación, administración y divulgación.
g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
i) Ley de Protección de Datos Personales: Es la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus Decretos Reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, en adelante “Ley de Protección de Datos”.
j) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
k) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
l) Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para el desarrollo y aplicación del Tratamiento de datos personales, ULTACEM S.A.S. seguirá los siguientes principios:
a) Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
b) Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, e informada al titular.
c) Debido cuidado: Los datos personales son un activo crítico para el negocio de ULTRACEM
S.A.S. y deben ser recolectados, manipulados y protegidos con el debido cuidado.
d) Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
e) Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o por mandato legal o judicial.
f) Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
g) Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
h) Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
i) Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
j) Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
k) Protección especial de datos sensibles: ULTRACEM no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.
l) Incorporación sistemática: Los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
El usuario, como propietario o titular de la información personal, o como sujeto al que hace referencia dicha información, tendrá los derechos que las respectivas legislaciones aplicables les otorguen. En Colombia, los titulares de la Información Personal tendrán los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012, y en la Ley 1266 de 2008, y en cualquier otra norma que las modifique, sustituya o complemente, en particular, pero sin limitarse al Decreto 1377 de 2013, como los derechos al acceso, revocación, supresión, actualización, rectificación, corrección, cancelación y oposición de sus datos personales.
El Titular de los Datos Personales tiene derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento o así lo establezcan las normas aplicables.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos por infracciones a la Ley de Protección de Datos o aquellas que la modifiquen, adicionen o complementen. ULTRACEM S.A.S. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando:
i. En el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias al ordenamiento; y/o
ii. Así lo solicite voluntariamente, salvo que exista obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Otorgar autorización para el Tratamiento de los Datos en ULTRACEM S.A.S, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Esta autorización no será necesaria en los siguientes casos:
i. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
ii. Datos de naturaleza pública.
iii. Casos de urgencia médica o sanitaria.
iv. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
v. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
h) Otorgar autorización a ULTRACEM S.A.S. la posibilidad de transferir o transmitir los datos personales a un aliado, a un socio estratégico o a un tercero.
6. DEBERES DE ULTRACEM CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Cuando ULTRACEM S.A.S. actúe como responsable del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
b) Solicitar la Autorización al Titular informándole:
i. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
ii. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
iii. Los derechos que le asisten como Titular.
iv. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
c) Conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
d) Entregar copia de la autorización cuando el Titular o quien esté autorizado, la solicite.
e) Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten con ocasión de su Autorización.
f) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
h) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
i) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
j) Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
k) Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
l) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
m) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
n) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
o) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. DEBERES DE ULTRACEM CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Cuando ULTRACEM S.A.S. actúe como Encargado del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco
(5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
f) Contar, con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, cuando ello corresponda.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez sea notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. QUIENES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACION DEL TITULAR
ULTRACEM S.A.S. entregará la información sobre los datos del Titular a las siguientes personas, siempre que acrediten su calidad:
a) Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes legales o apoderados.
b) Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) Los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
d) Quien haya estipulado a favor o para el Titular.
e) Los aliados, socios estratégicos de ULTRACEM S.A.S. o terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
9. PROCEDIMIENTO Y CANALES PARA LA ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS
De acuerdo con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, con el objetivo de garantizar la ejecución de tal derecho, las consultas y/o reclamos que el titular desee elevar a ULTRACEM S.A.S. se surtirán por medio del siguiente trámite y a través de los siguientes mecanismos:
a) Comunicación telefónica: línea gratuita fuera de Barranquilla: 018000123987, desde celular #399 y en Barranquilla +5 3177120
b) Requerimiento escrito dirigido a Ultracem – Atención y Seguimiento al Cliente, en Km. 2,5 Vía Cordialidad Galapa -Atlántico
c) Correo electrónico a la dirección protecciondedatos@ultracem.co
a) Procedimiento para consultas
Para la presentación de consultas, el Titular de la Información o sus causahabientes, y para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por realizar la solicitud telefónicamente o por medio de escrito, sea este físico o digital a través de los mecanismos ya descritos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá adjuntarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
a) Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
b) Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que ULTRACEM S.A.S. proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.
c) Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
d) Documentos que soportan la solicitud.
e) Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.
b) Procedimiento para reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante el área responsable el cual será tramitado bajo las siguientes normas:
a) La solicitud de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
i) Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
ii) Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que ULTRACEM S.A.S. proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.
iii) Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
iv) Documentos que soportan la solicitud.
v) Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.
b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
c) Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días. En igual término se pronunciará ULTRACEM S.A.S. cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.
c) Proceso Responsable de Atención
El proceso de Atención y Seguimiento al Cliente es el encargado de tramitar las peticiones, consultas y reclamos del Titular relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la Autorización. Así mismo velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de ULTRACEM S.A.S. a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares de los Datos.
10) POLITICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Las operaciones que constituyen Tratamiento de datos personales por parte de ULTRACEM S.A.S., en calidad de responsable o encargado de este, se regirán por los siguientes parámetros.
a) Tratamiento De Los Datos De Los Clientes
ULTRACEM S.A.S. tratará los datos de sus clientes como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.
1) El tratamiento de los Datos Personales se realizará principalmente para las siguientes finalidades:
a) Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la empresa.
b) Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar información personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias de las campañas y proyectos llevados a cabo por la empresa.
c) Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información de cada una de las campañas llevadas a cabo por la empresa, así como la promoción de productos o servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa.
d) Mantener una comunicación constante relacionada con los productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos ofrecidos por la empresa.
e) Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por ULTRACEM S.A.S con terceros que gestionen, ayuden o desarrollen la ejecución de actividades propias de la empresa o que se deriven del cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales o contractuales con dichos terceros.
f) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por ULTRACEM S.A.S.
g) Desarrollar el objeto social de ULTRACEM S.A.S. conforme a sus estatutos.
h) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de ULTRACEM S.A.S.
i) Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales.
j) Fines tributarios.
k) Mantener un consolidado de los usuarios del dominio web, micrositios y la realización de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para el cumplimiento del objeto social.
l) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
m) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empelados, ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
b) Tratamiento de Datos Personales con la Gestión del Recurso Humano
ULTRACEM tratará los datos personales de sus empleados y contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos, a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
i) Tratamiento de datos antes de la relación contractual.
ULTRACEM informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Una vez agote el proceso de selección, ULTRACEM, informará el resultado, cuando el titular del dato no sea seleccionado, ULTRACEM, destruirá y/o eliminará los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas.
En cuanto a los datos del personal seleccionado, éstos serán almacenados directamente por ULTRACEM, aplicando a esta información las reglas que se describen en el siguiente numeral.
Cuando se contraten procesos de selección de personal con terceros, se estipulará las reglas que deberá seguir el tratamiento de los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de ULTRACEM y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
ii) Tratamiento de datos durante la relación contractual.
ULTRACEM almacenará los datos e información personales obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital sólo será accedida y tratada por el Líder de Gestión Humana, Analista de Gestión Humana, Analista de Nómina y Auxiliar de Nómina, con la finalidad de administrar la relación contractual entre ULTRACEM y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual está prohibido en ULTRACEM. La transferencia de los datos e información personal de los empleados solo procederá por autorización del titular u orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá al área Jurídica evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Por servicios externos que ULTRACEM pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.
iii) Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, ULTRACEM procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central seguro conforme lo establecido en esta política sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.
Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
• Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
• Fines estadísticos o históricos
iv) Tratamiento de los datos de los hijos de los empleados de ULTRACEM.
De conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, los datos de los hijos menores de edad, de los empleados de ULTRACEM podrán ser objeto de tratamiento
exclusivamente, para actividades de integración y beneficios otorgados por la empresa, la recolección de estos datos deberá contar con autorización expresa de su representante.
c) Tratamiento de Datos Personales de Proveedores
ULTRACEM solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para el registro que de ellos administra. El uso de los datos estará destinado para las siguientes finalidades:
• Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales. Lo anterior, sin perjuicio de comunicar e informar la condición de proveedor de una determinada persona
• Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias.
• Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios
• Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
• Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
• Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.
• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
• Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor. de selección y evaluación de los mismos.
ULTRACEM recabará de sus proveedores los datos personales de los empleados de estos, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
Los datos personales de empleados de los proveedores, recabados por ULTRACEM tendrán como única finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados.
En caso de que una norma legal exija su almacenamiento estos datos personales serán protegidos bajo el mismo régimen de protección de los datos personales de los empleados de ULTRACEM.
d) Tratamiento de Datos Personales en ejecución de Contratos de Servicios.
Los proveedores de ULTRACEM que en la ejecución del objeto contratado accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de ULTRACEM y/o de terceros relacionados con la ejecución de los servicios financieros que presta ULTRACEM, adoptarán lo dispuesto en esta política, así como las medidas de seguridad previstas, según el tipo de dato de carácter personal tratado.
Cuando ULTRACEM celebre contratos con proveedores que involucren la captura, acceso, uso, tratamiento y/o almacenamiento de datos personales de sus empleados o terceros extenderá a éstos el cumplimiento esta política. El proveedor informará, comunicará y entregará evidencia de la obligación de sus empleados y contratistas respecto de la protección de los datos personales vinculados al objeto contratado.
En este mismo sentido, ULTRACEM pactará cláusulas de auditoría en los contratos que permitan verificar el cumplimiento por parte de los proveedores esta política sobre Protección de Datos Personales.
e) Tratamiento de Datos Personales de Accionistas
Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de ULTRACEM, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en
el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
• Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
• Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad;
• Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas.
f) Tratamiento de Datos de Niños y Adolescentes
De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, ULTRACEM S.A.S. considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible.
De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:
a) El origen racial o étnico del Titular.
b) la orientación política del Titular.
c) Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular.
d) La pertenencia a sindicatos, ONGs, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición.
e) Información relativa a la salud del Titular.
f) La inclinación sexual del Titular.
g) Datos biométricos del Titular.
ULTRACEM S.A.S., se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
a) Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
b) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
c) Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
d) El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.
f) El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, ULTRACEM S.A.S., tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, interpretación ésta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que procurará ULTRACEM S.A.S. en el Tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el hábeas data.
En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de ULTRACEM S.A.S., siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en
particular.
g) Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general
La recolección de datos de personas que ULTRACEM trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se derive de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, estarán regidas a lo dispuesto en este manual.
h) Captura Y Uso De Imágenes
En el desarrollo de eventos, actividades o concursos que se lleven a cabo en ULTRACEM, éste podrá realizar capturas de imágenes por medio de cámaras fotográficas o filmadoras con el propósito de conservar registros o memorias de la actividad realizada y emplearlas para campañas y pautas publicitarias en redes sociales, en su sitio web o cualquier otro medio de difusión que permita promover la marca, los productos y los servicios que ULTRACEM ofrece. Durante la realización de dichos eventos ULTRACEM pondrá a disposición de los asistentes un aviso de privacidad ubicado estratégicamente para su fácil visualización o podrá requerir la autorización de manera individual, donde se informe a los titulares sobre las operaciones de registro, grabación y/o captura de imágenes que se vayan a efectuar y de este modo sea posible obtener el consentimiento para el uso de los derechos sobre su imagen en fotografías, procedimientos análogos a la fotografía, producciones audiovisuales (vídeos) y catálogos de productos y servicios, con la intención de reproducirlos o publicarlos en medio físico, electrónico, digital, óptico, magnético o en redes sociales, para el desarrollo de estrategias de comercialización.
La información personal contenida en las imágenes será tratada conforme a los principios y reglas definidos en esta política y en la normatividad vigente sobre protección de datos personales, destinándola exclusivamente para las finalidades que sean informadas y autorizadas por su titular. Las imágenes de niños, niñas y adolescentes solo podrán ser obtenidas y publicadas cuando dicho tratamiento sea autorizado previamente y de forma expresa por su representante legal, asegurando el respeto a sus derechos prevalentes y los requisitos especiales contemplados en el artículo 12 del Decreto 13771 de 2013.
i) Recepción De Información En El Portal Web
Los sitios web www.ultracem.co, www.ultrared.co, www.b2c.ultracem.co, www.campusultra.com o en plataformas de mensajería como WhatsApp, Telegram o redes sociales, ofrecen a los usuarios que visitan la página o la cuenta de ULTRACEM en la aplicación de la mensajería, la posibilidad de suministrar sus datos personales con el fin de establecer comunicación con ellos, enviar información publicitaria, promocional a o contenidos que fortalezcan, desarrollen y amplíen los conceptos sobre temas de la industria de la construcción, a través del servicio de Newsletter y en general mantener la relación con sus clientes y usuarios para la inscripción a servicios, cursos, talleres o eventos en general o
recibir comentarios, apreciaciones y sugerencias que permitan a ULTRACEM identificar sus fortalezas y oportunidades de mejora.
Cuando el titular proporcione su información a través de alguno de los sitios mencionados, reconoce que su información será compilada y tratada como se dicta en esta Política y manifiesta su aprobación frente a dicho tratamiento.
j) Tratamiento de datos para el uso de la aplicación UltracemGo
El tratamiento de los datos de los Usuarios de la aplicación será destinado únicamente para facilitar
la gestión en el proceso de Logistica (Transporte de producto) de ULTRACEM.
El tratamiento de los Datos Personales se realizará principalmente para las siguientes finalidades:
a. Identificar la ubicación del Usuario de la aplicación para fines propios de ejecución de las diferentes funcionalidades, incluyendo reconocimiento del País.
11) AVISO DE PRIVACIDAD
Mediante el Aviso de privacidad se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información contenidas en el presente manual, así como las características del Tratamiento que se le dará a los datos personales, y contendrá como mínimo la siguiente información:
a) Identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) Tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información. Informando al Titular cómo consultar la política de Tratamiento de información.
ULTRACEM S.A.S. conservará el modelo del Aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el Tratamiento de datos personales, y perduren las obligaciones que de éste se deriven. ULTRACEM S.A.S. podrá emplear los medios informáticos, electrónicos, o cualquiera que considere pertinente para almacenar el modelo.
12) SEGURIDAD DE LA INFORMACION
ULTRACEM S.A.S., adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:
a) Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.
b) Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
c) Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
d) Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
e) Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
f) Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
ULTRACEM exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
13) SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA
ULTRACEM utiliza diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones con fines de seguridad y control organizacional. La existencia de estos mecanismos será informada mediante la difusión visible de anuncios de video vigilancia, todos ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. Nuestro sistema de video vigilancia no inspeccionará áreas en la que la intimidad del titular sea prioritaria.
El sistema será utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en las instalaciones de ULTRACEM.
Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de
proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.
14) VIGENCIA DE LA POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación a través de los mecanismos dispuestos por ULTRACEM para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella, así mismo deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo con el régimen general de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
